Административный департамент

-организация и ведение текущего делопроизводства, проводение анализа документопотока, принятие мер к совершенствованию стиля и методов работы;

-осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам, предварительное рассмотрение, рассылки документов, при необходимости экспедирование отправляемых служебных документов;

-регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщенно сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

-организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

-обеспечение и выдача бланков документов;

-организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

 - консультирование по вопросам, относящимся к компетенции управления документационного обеспечения;

- заполнение и выдача служебных удостоверений работникам Университета.

Архив:

- организация формирования и оформления дел для хранения документов;

-   проведение экспертизы архивной ценности документов

- проводение последующей научно-технической обработки документов;

- контроль организации работы по описи и выделению дел, не подлежащих хранению для их последующего уничтожения и научного справочного аппарата;

- своевременное оформление дел постоянного и долговременного срока хранения и передачи дел на постоянное хранение в государственный архив;

- проведение оценки и контроль физического состояния документов, комплекса мероприятий по подготовке документов к хранению и уничтожению, созданию и поддержанию оптимальных условий хранения (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов) и обеспечению сохранности документов в процессе использования и транспортирования.

Функции управления   по работе  с персоналом:

- участие в разработке и реализации целей и стратегии развития Университета;

- участие в координации деятельности по реализации кадровой политики в Университете;

- участие в формировании корпоративной культуры Университета;

- прогнозирование и выявление текущей и перспективной потребности в персонале, установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости;

- подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, в соответствии с целями, стратегией развития Университета, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, а также разработка и реализация мероприятий по адаптации вновь принятых работников Университета (совместно с руководителями структурных подразделений);

- участие в разработке и внесение предложений по оптимизации структуры и штатов Университета, его подразделений;

- обеспечение социальных гарантий работников Университета, в том числе в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, представление им компенсаций;

- формирование и целенаправленная подготовка действенного кадрового резерва всех уровней управления, организация работы с ним (в т.ч. повышение квалификации, стажировки, планирование карьеры работников Университета);

- ведение кадрового учета и составление установленной отчетности по кадровой работе;

- ведение персонифицированного учета работников Университета всех категорий по установленным формам;

- своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников Университета;

- подготовка материалов по привлечению работников Университета к дисциплинарной ответственности;

-координация деятельности по представлению работников Университета к почетным званиям и наградам, подготовка соответствующих документов;                           -ведение учета работников Университета, имеющих почетные звания и награды.

- формирование и ведение личных дел работников Университета;

- прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек, своевременное внесение в них записей;

- координирование процесса разработки, согласования и введение в действие положений и должностных инструкций  структурных подразделений;

- организация и контроль составления графиков отпусков, учет использования работниками Университета отпусков, оформление ежегодных оплачиваемых отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков, а также всех других видов отпусков;

- выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников Университета;

- анализ текучести кадров, причин, способствующих этому, разработка предложений по снижению текучести кадров;

- контроль состояния трудовой дисциплины в Университете. Разработка предложений по укреплению трудовой дисциплины и участие в их реализации;

- консультирование работников Университета по вопросам трудового законодательства и иным вопросам, входящим в компетенцию Управления.